Kernproblem beim Kunden: Belege und Mandatsunterlagen kommen aus allen Richtungen. Sie müssen sortiert, dem richtigen Mandat und Zeitraum zugeordnet und auf Vollständigkeit geprüft werden.
Liefermuster: Strukturieren · Reifegrad: machbar
Vorsprung, festgestellt am 31.08.2026
Protokoll: „bestehende Lösung von Manuel tauglich machen für minimalen Customizing-Aufwand bei neuem Kunden.” Es gibt hier bereits etwas Lauffähiges, anders als bei allen anderen Bausteinen.
Der Reifegrad bleibt vorerst
machbar, bis jemand ausser Manuel die Lösung gesehen hat. Der Vault stützt die Aussage bisher an keiner Stelle, undbelegtheisst laut Lieferkatalog „bei einem echten Kunden gebaut und getestet”.Die eigentliche Aufgabe ist nicht bauen, sondern herrichten: so weit standardisieren, dass der Anpassungsaufwand pro Kunde klein bleibt. Und diesen Aufwand beziffern, für die Preisfrage in Offene Entscheidungen Punkt 20. Verantwortlich: Manuel.
Spezialisierung von DocFlow auf Treuhand und administrative Büros.
Warum dieser Baustein eine eigene Notiz bekommt
Treuhand ist die Branche mit der höchsten Dokumentendichte und mit vorhandenen Schnittstellen. Und Treuhänder sind Multiplikatoren: Ein Treuhandkunde öffnet seine Mandantenbasis. Der direkteste Schweizer Wettbewerber spricht diese Branche zuerst an. → Wettbewerb 2026 · 12 Treuhand und Buchhaltung
Gemeinsame Architektur: AnfrageFlow · Einheiten: Aufwandsmodell · Begriffe: Glossar
Was der Kunde sieht
Belege landen im vereinbarten Eingang. Statt sie einzeln zu öffnen, sieht die Sachbearbeitung eine Liste: Dokumenttyp, Mandat, Zeitraum, Betrag, Gegenpartei und was zum vollständigen Abschluss noch fehlt. Dazu ein Rückfrageentwurf an die Mandantschaft für die fehlenden Stücke.
Freigegeben wird jede Zuordnung. Erst dann geht etwas in ein System.
Drei Beispiele aus der Praxis
Erfundene Betriebe, realistische Abläufe. Gedacht für das Kundengespräch: Sie zeigen, was sich im Alltag ändert, nicht, wie es technisch funktioniert.
Beispiel 1 · Treuhandbüro mit 9 Mitarbeitenden
Heute. Mandanten schicken Belege, wie es ihnen gerade passt: als Foto per Mail, zwölf Anhänge in einer Nachricht, gelegentlich ein Stapel Papier. Ob der Beleg zum Mandat A oder B gehört und in welches Quartal, steht selten dabei. Die Sachbearbeitung öffnet jeden einzeln, sortiert und schreibt am Ende eine Rückfrage, meist mehrere.
Mit dem Baustein. Die Belege erscheinen als Liste: Dokumenttyp, Mandat (gegen die verbindliche Mandatsliste geprüft, nie geraten), Zeitraum, Betrag, Gegenpartei, Belegnummer. Was zum vollständigen Quartal fehlt, ist markiert. Dazu ein Rückfrageentwurf an die Mandantschaft für genau diese Stücke.
Was das Büro davon hat. Eine Rückfrage statt fünf. Und der Abschluss beginnt mit einem vollständigen Stapel statt mit einer Suchaktion.
Grenze: Keine Kontierung, keine Buchung, keine Beurteilung des Mehrwertsteuersatzes. Der Baustein sortiert und prüft auf Vollständigkeit, mehr nicht.
Beispiel 2 · Immobilienverwaltung, Handwerkerrechnungen
Heute. Übers Jahr laufen Hunderte Handwerkerrechnungen ein. Für die Nebenkostenabrechnung müssen sie der Liegenschaft, dem Objekt und der Kostenart zugeordnet werden. Im Dezember beginnt die Suche nach den Rechnungen, die nirgends abgelegt wurden.
Mit dem Baustein. Jede Rechnung wird gelesen: Liegenschaft, Objekt, Leistungsart, Betrag, Periode, Rechnungsnummer, geprüft gegen die Liegenschaftsliste. Fehlt die Objektzuordnung, steht das als Lücke da und wird sofort geklärt, nicht im Dezember.
Was die Verwaltung davon hat. Die Nebenkostenabrechnung startet mit einem sortierten Bestand statt mit einem Rückstand.
Grenze: Keine Zahlungsfreigabe und keine Entscheidung, ob eine Position auf die Mietenden umlagefähig ist. Das ist ein fachlicher Entscheid.
Beispiel 3 · Gastronomiebetrieb mit externem Treuhänder
Heute. Lieferantenbelege sammeln sich in einer Schublade, teils fotografiert, teils zerknittert. Einmal im Monat gehen sie zum Treuhänder. Der ruft dann an, weil drei Belege unleserlich sind und einer fehlt.
Mit dem Baustein. Der Wirt fotografiert die Belege wie bisher. Er sieht danach eine Liste: Lieferant, Datum, Betrag, ausgewiesener Mehrwertsteuersatz, Belegnummer, jeder Wert mit der Fundstelle auf dem Bild. Unleserliche Belege sind markiert, solange er sie noch in der Hand hat.
Was der Betrieb davon hat. Der Treuhänder bekommt eine geprüfte Liste statt einer Schachtel. Weniger Rückfragen heisst hier direkt: weniger verrechnete Stunden.
Grenze: Der Mehrwertsteuersatz wird vom Beleg gelesen, nicht beurteilt. Ein erfundener Betrag wäre hier der schlimmste denkbare Fehler. Deshalb gilt: kein Wert ohne Fundstelle.
Was gegenüber DocFlow anders ist
| Schritt | Unterschied |
|---|---|
| L1 | Abgegrenzt wird eine risikoarme Dokumentenklasse eines Mandatstyps, nicht „alle Belege”. Basiswert: Minuten je Beleg heute, Anteil unvollständiger Eingänge |
| L2 | Eingang ist ein Mandatspostfach oder ein Uploadordner. Mandatstrennung ist ab dem ersten Tag Pflicht, nicht später |
| L3 | Felder: Dokumenttyp, Mandat, Zeitraum, Betrag, Währung, Gegenpartei, Belegnummer, fehlende Unterlagen. Die Mandatszuordnung wird gegen eine Liste geprüft, nie geraten |
| L5 | Zusätzlich: Beträge und Daten müssen eine Fundstelle im Dokument haben. Ein erfundener Betrag ist hier der schlimmste denkbare Fehler |
| L7 | Ausgabe ist eine Prüfliste. Kein Rückschreiben in die Buchhaltung im Piloten, auch wenn die Schnittstelle es könnte |
| L8 | Getestet wird zwingend mit anonymisierten Echtbelegen, inklusive schlechter Scans und Fremdsprachen |
Eric bestätigt die Richtung am 02.09.2026
„Fokus auf die von Dir festgestellten Lücken, daraus einen Flow bauen, der dann mit den üblichen Tools (welche sind in der CH am weitesten verbreitet?) connected?”
Genau die Position unten: der unstrukturierte Eingang davor, also die Mail mit zwölf Fotos ohne Mandat und Periode, die Zuordnung gegen eine verbindliche Liste, die Vollständigkeitsprüfung.
Seine Frage nach der Verbreitung ist unbeantwortet. Der Vault nennt bexio, Abacus, Banana, Klara und Topal als „verbreitet”, ohne eine einzige Marktanteilszahl. Wettbewerb 2026 und 00 Übersicht Wettbewerber schliessen Marktanteile ausdrücklich aus ihrem Umfang aus.
Ohne diese Zahl ist die Wahl der ersten Schnittstelle geraten. Rechercheaufgabe für Manuel, bevor gebaut wird. → Pendenzen
Die Schnittstellenfrage — ehrlich beantwortet
Schweizer Buchhaltungssoftware kann bereits viel: bexio, Abacus, Banana und Klara erzeugen QR-Rechnungen, unterstützen eBill und gleichen Zahlungen über die strukturierte Referenz automatisch ab. Was sie nicht können, ist der unstrukturierte Eingang davor: das PDF, das Foto, die Mail mit drei Anhängen.
Genau dort liegt unsere Leistung. Wo die Software es schon kann, binden wir an und richten ein, statt nachzubauen. → Wettbewerb 2026 · Grenzen und Stop-Regeln
Das ist auch das ehrliche Verkaufsargument gegenüber einem Treuhänder, der seine Software kennt.
Aufwand
| Manuel | Eric | Zusammen | |
|---|---|---|---|
| MVP (Belegschema, Mandatstrennung, Prüfregeln, Testset) | 1.5–3 PT | 2–3 PT | 3.5–6 PT |
| Erster Kunde | 1–1.5 PT | 1.5–2 PT | 2.5–3.5 PT |
| Wiederholung | 0.75–1 PT | 1.25–2 PT | 2–3 PT |
| Laufender Betrieb | 0.3 PT | 0.2 PT | 0.5 PT / Monat |
| Klasse | M |
Weiterhin der aufwendigste MVP im Katalog. Mandatstrennung und Fundstellenpflicht kosten Sorgfalt, nicht Tippzeit. Setzung, nicht validiert.
Preisbänder
| Weg | Paket | Band |
|---|---|---|
| A · Fixpreis | Eine Dokumentenklasse, ein Mandatstyp | CHF 4’900–7’900 |
| B · Monatlich | Betrieb inklusive Aufbau | CHF 890–1’400 / Monat |
Drittkosten: Automationsplattform, Modellkosten je Beleg im Rappenbereich, gegebenenfalls eine Dokumentenerkennung für Scans. → Kosten Dritter 2026
Variationen
| Variante | Zusatz | Wann |
|---|---|---|
| Zweite Dokumentenklasse | +2–3 PT | Nach dem ersten Piloten |
| Anbindung an die Buchhaltung | +3–5 PT | Nur als Entwurf, nie als Buchung |
| Vollständigkeitsabgleich gegen Erwartungsliste | +1–2 PT | Jahresabschluss-Vorbereitung |
| Rückfrageentwürfe an Mandantschaft | +1 PT | Mit Freigabe, nie autonom |
| Mehrere Mandate parallel | +0.5 PT je Mandat | Setzt saubere Trennung voraus |
Voraussetzungen zusätzlich zu DocFlow
- Eine verbindliche Mandatsliste für die Zuordnungsprüfung
- Geklärte Mandatstrennung: welche Person darf welche Mandate sehen
- 20–30 anonymisierte Echtbelege, ungeschönt
- Eine fachverantwortliche Person mit Freigabekompetenz
Was ausdrücklich nicht enthalten ist
- Kontierungsvorschläge, Buchungen, Zahlungen, MWST-Entscheide
- Steuerliche oder rechtliche Beurteilung
- Fristenüberwachung mit Verlasscharakter
- Ersatz der Buchhaltungssoftware
- Jahresabschlussarbeiten
Stop-Regeln
- Der Prozess soll unmittelbar eine Buchung oder Zahlung auslösen. Nicht verhandelbar
- Die Mandatstrennung ist technisch nicht sicher herstellbar
- Es geht um Steuerentscheide oder Rechtsauskünfte
- Der Kunde erwartet, dass niemand mehr gegenprüft
→ Grenzen und Stop-Regeln · 12 Treuhand und Buchhaltung
Quellen
Wettbewerb 2026 (Standardfunktionen der Buchhaltungssoftware, Wettbewerberfokus) · DocFlow