Kernproblem beim Kunden: PDFs, Datenblätter und Rapporte müssen von Hand gelesen und in Systeme übertragen werden. Was fehlt, fällt erst später auf.
Reifegrad: machbar. Die Architektur deckt es ab, gebaut ist nichts. Als Variante B im
Bericht vorbereitet, nie umgesetzt.
Gemeinsame Architektur, Schutzregeln und Freigabelogik: AnfrageFlow · Einheiten: Aufwandsmodell · Begriffe: Glossar
Was der Kunde sieht
Ein Lieferant schickt ein Datenblatt als PDF. Heute überträgt jemand Artikelnummer, Masse, Material und technische Werte von Hand, teilweise in mehrere Systeme.
Mit dem Piloten wird das Dokument erkannt, die vereinbarten 5–10 Felder werden ausgelesen, fehlende Punkte markiert und eine kurze Zusammenfassung erstellt. Das Ergebnis landet als Prüfliste vor einem Menschen, der bestätigt oder korrigiert.
Drei Beispiele aus der Praxis
Erfundene Betriebe, realistische Abläufe. Gedacht für das Kundengespräch: Sie zeigen, was sich im Alltag ändert, nicht, wie es technisch funktioniert.
Beispiel 1 · Anlagenbauer, Lieferantendatenblätter
Heute. Für jedes zugekaufte Bauteil kommt ein PDF-Datenblatt. Jemand tippt Artikelnummer, Masse, Anschlusswerte und Material ins ERP und in die Offerte, rund fünfzehn Minuten pro Dokument. Ein Zahlendreher fällt erst bei der Montage auf. Dann kostet er einen halben Tag.
Mit dem Baustein. Acht vereinbarte Felder werden ausgelesen, jedes mit der Angabe, auf welcher Seite und an welcher Stelle im PDF es steht. Werte, bei denen das System unsicher ist, sind markiert. Der Konstrukteur prüft eine Liste, statt abzuschreiben.
Was der Betrieb davon hat. Aus Abtippen wird Prüfen. Das ist eine andere Tätigkeit: Sie geht schneller und ermüdet weniger. Und genau bei Ermüdung entstehen Zahlendreher.
Grenze: Ob ein Wert fachlich plausibel ist, entscheidet die Technik. Kein Wert ohne Fundstelle. Was nicht im Dokument steht, wird nicht erfunden.
Beispiel 2 · Bauunternehmen, Baurapporte
Heute. Die Poliere schreiben die Rapporte auf dem Bau, teils von Hand, und fotografieren sie am Abend. Im Büro überträgt jemand Stunden, Material und offene Punkte. Regiearbeiten werden dadurch spät fakturiert, manchmal so spät, dass der Bauherr sie diskutiert.
Mit dem Baustein. Aus dem Rapport werden Leistung, Material, Arbeitszeit, offene Punkte und der nächste Termin herausgelesen und als Prüfliste vorgelegt. Was nicht lesbar ist, wird als nicht lesbar markiert.
Was der Betrieb davon hat. Regierapporte sind schneller fakturierbar. Die offenen Punkte sind sichtbar, bevor sie zur Mängelliste werden.
Grenze: Handschrift auf Fotos ist der Knackpunkt. Ob das für die Handschriften dieses Betriebs funktioniert, wird vor der Offerte an echten Beispielen geprüft, nicht danach.
Beispiel 3 · Transportunternehmen, Lieferscheine
Heute. Die Fahrer bringen unterschriebene Lieferscheine zurück, teils als Foto aus der Kabine. Sie sind der Nachweis für die Abrechnung. Dass auf einem die Unterschrift fehlt, merkt das Büro oft erst, wenn der Kunde die Rechnung beanstandet, Wochen später.
Mit dem Baustein. Ausgelesen werden Auftragsnummer, Datum, Empfänger, Anzahl Paletten oder Gewicht, ob eine Unterschrift vorhanden ist und ob ein Abweichungsvermerk eingetragen wurde. Fehlt etwas, steht es am selben Tag in der Prüfliste.
Was der Betrieb davon hat. Der fehlende Nachweis lässt sich noch beschaffen, solange jemand weiss, was am Freitag auf dieser Rampe war.
Grenze: Keine Beurteilung von Transportschäden und keine Haftungsfragen. Der Baustein liest, was auf dem Papier steht.
Was gegenüber AnfrageFlow anders ist
Die neun Lieferschritte sind dieselben. Abweichend:
| Schritt | Unterschied |
|---|---|
| L1 | Genau eine Dokumentenklasse abgrenzen: Anfrage-PDF, Lieferantendatenblatt, Rapport oder Protokoll. Nicht „alle Dokumente”. Basiswert: Wie lange dauert das Erfassen heute pro Dokument? |
| L2 | Eingang ist ein überwachter Ordner oder ein Postfach mit Anhängen. Zusätzliche Frage: Sind es digitale PDFs oder Scans? Scans brauchen eine Texterkennung (OCR) und sind deutlich unzuverlässiger. Das entscheidet über den Aufwand und muss vor der Offerte geklärt sein |
| L3 | Statt Anfragefeldern: Dokumenttyp, 5–10 fachliche Kernfelder, Fristen, Lücken. Bei mehreren Layoutvarianten desselben Dokuments steigt der Aufwand spürbar. Jede Variante ist faktisch ein eigener Fall |
| L4 | Das Modell muss Seitenlayout und Tabellen mitlesen, nicht nur Fliesstext. Bei Scans zusätzlich eine vorgelagerte Texterkennung |
| L5 | Zusätzliche Prüfung: Wurde ein Wert erfunden statt gelesen? Jedes ausgelesene Feld bekommt eine Fundstelle (Seite, Position). Ohne Fundstelle gilt der Wert als unsicher |
| L8 | Testfälle müssen die Layoutvarianten abdecken, nicht nur die Inhalte. Zusätzlich mindestens ein absichtlich schlechter Scan |
| L9 | Unverändert |
Aufwand
| Manuel | Eric | Zusammen | |
|---|---|---|---|
| Erstbau | 2–4 PT | 2–3 PT | 4–7 PT |
| Erstbau + Luft (25 %) | 5–9 PT | ||
| Wiederholung | 1.5–2 PT | 1.5–2 PT | 3–4 PT |
| Wiederholung + Luft (15 %) | 3.5–4.5 PT | ||
| Klasse | M (Erstbau) · S–M (Wdh.) |
Preis laut Produktleiter: CHF 5’900, 4 Wochen. Bei reinen Scans +1–1.5 PT. Vorher klären, nicht nachverhandeln.
Voraussetzungen zusätzlich zu AnfrageFlow
- Mindestens 20–30 echte Dokumente derselben Klasse, inklusive der schlechten Exemplare
- Klärung, ob Scans vorkommen und in welchem Anteil
- Eine Fachperson, die beurteilen kann, ob ein ausgelesener Wert fachlich richtig ist
Was ausdrücklich nicht enthalten ist
Zusätzlich zur Liste in AnfrageFlow:
- Mehr als eine Dokumentenklasse
- Vollständige Dokumentenarchivierung oder Ablageordnung
- Automatisierte Rechts-, Steuer-, Versicherungs- oder Finanzberatung
- Verbindliche fachliche oder technische Prüfung der ausgelesenen Werte
Stop-Regeln zusätzlich
- Die ausgelesenen Werte lösen unmittelbar eine Zahlung, Buchung oder Bestellung aus
- Es handelt sich um Verträge, Policen oder Steuerunterlagen, bei denen ein Lesefehler Haftungsfolgen hat
- Der Kunde erwartet, dass niemand mehr nachprüft
Quellen
Der Gesamtbericht Kap. 7.7 Variante B und Kap. 8.10 (Dokumentenerkennung bei Microsoft-Kunden).