Kernproblem beim Kunden: Protokolle, Rapporte und Aufgaben gehen zwischen Teams verloren. Was besprochen wurde, steht in einem Dokument. Was zu tun ist, steht in niemandes Liste.
Reifegrad: machbar. Technisch am nächsten an AnfrageFlow, gebaut ist nichts.
Steht nicht in der Produktleiter und hat deshalb keinen Preis. offen
Gemeinsame Architektur: AnfrageFlow · Einheiten: Aufwandsmodell · Begriffe: Glossar
Was der Kunde sieht
Nach einer Bausitzung liegt ein Protokoll vor. Heute liest die Projektleitung es durch und überträgt Pendenzen von Hand, oder eben nicht.
Mit dem Piloten entsteht daraus eine Pendenzenliste als Entwurf: Entscheid, Aufgabe, vorgeschlagene verantwortliche Person, Frist, offene Frage, jeweils mit der Stelle im Protokoll, auf die sich das stützt. Die Projektleitung korrigiert und gibt frei.
Drei Beispiele aus der Praxis
Erfundene Betriebe, realistische Abläufe. Gedacht für das Kundengespräch: Sie zeigen, was sich im Alltag ändert, nicht, wie es technisch funktioniert.
Beispiel 1 · Architekturbüro, Bausitzungsprotokolle
Heute. Nach jeder Bausitzung liegt ein sechsseitiges Protokoll vor. Die Pendenzen stehen mitten im Fliesstext: „Herr K. klärt bis KW 34 die Fensterdetails mit dem Schreiner ab.” Die Projektleitung überträgt sie in ihre Liste. Oder eben nicht, wenn zwei Baustellen gleichzeitig brennen. An der nächsten Sitzung fragt jemand, was aus den Fensterdetails geworden ist.
Mit dem Baustein. Aus dem Protokoll entsteht eine Pendenzenliste als Entwurf: Aufgabe, Entscheid, vorgeschlagene verantwortliche Person, Frist, und dazu die Stelle im Protokoll (Seite, Traktandum), auf die sich das stützt. Die Projektleitung streicht, korrigiert, gibt frei.
Was das Büro davon hat. Vor der nächsten Sitzung steht der Stand der letzten fest, ohne dass jemand sechs Seiten nochmals liest.
Grenze: Personen werden vorgeschlagen, nie zugewiesen, und nur aus einer vereinbarten Namensliste. Ein falsch zugewiesener Name erzeugt mehr Ärger, als die ganze Liste einspart.
Beispiel 2 · Maschinenservice, Serviceberichte
Heute. Der Techniker schreibt nach dem Einsatz einen Bericht. Darin stehen drei Arten von Sätzen durcheinander: was erledigt wurde, was empfohlen wird („Dichtung beim nächsten Service ersetzen”) und was der Kunde nebenbei erwähnt hat. Die Empfehlungen liest niemand systematisch. Sie versanden im Berichtsordner.
Mit dem Baustein. Die drei Arten werden getrennt: Erledigtes, Empfehlung, offene Frage, jeweils mit Fundstelle im Bericht. Die Empfehlungen erscheinen als eigene Liste, sortiert nach Kunde und Anlage.
Was der Betrieb davon hat. Aus Notizen im Ordner werden Angebote. Bei diesem Fall lässt sich der Nutzen am direktesten in Franken ausdrücken.
Grenze: Keine automatische Terminüberwachung und kein Auftrag ohne Freigabe. Die Liste erinnert, sie handelt nicht.
Beispiel 3 · Gemeinde, Kommissionsprotokolle
Heute. Kommissionen und Behörde tagen regelmässig. Beschlüsse, Aufträge und blosse Diskussionsbeiträge stehen im selben Protokoll. Das Nachführen der Pendenzen macht das Sekretariat nebenbei, und beim Wechsel im Amt geht der Überblick verloren.
Mit dem Baustein. Der Entwurf trennt Beschluss, Auftrag und Diskussion und hängt an jeden Eintrag die Traktandumsnummer als Fundstelle. Das Sekretariat prüft und gibt frei.
Was die Gemeinde davon hat. An der nächsten Sitzung liegt der Stand vor, ohne Sucharbeit. Und bei einem Wechsel im Amt gibt es etwas zu übergeben.
Grenze: Die Pendenzenliste ist ein Arbeitsmittel. Das unterzeichnete Protokoll bleibt das gültige Dokument.
Was gegenüber AnfrageFlow anders ist
| Schritt | Unterschied |
|---|---|
| L1 | Statt einer Anfrageart: ein Dokumenttyp: Sitzungsprotokoll, Baurapport, Servicebericht oder Mängelmeldung. Basiswert: Wie viele Pendenzen gehen heute verloren, wie lange dauert die Nachbearbeitung? |
| L2 | Eingang ist ein Upload, ein Ordner oder ein Postfach. Häufig kommen Fotos dazu. Die brauchen eine eigene Entscheidung, ob sie ausgewertet werden sollen |
| L3 | Felder sind: Aufgabe, Entscheid, verantwortliche Person, Frist, Status, offene Frage, Fundstelle |
| L4 | Anspruchsvoller als bei Anfragen: Aus Fliesstext muss unterschieden werden zwischen Entscheid, Aufgabe und blosser Erwähnung. Das ist die häufigste Fehlerquelle |
| L5 | Zuordnung von Personen ist heikel. Ein falsch zugewiesener Name erzeugt Ärger. Regel: Personen werden vorgeschlagen, nie gesetzt, und nur aus einer vereinbarten Namensliste. Ohne Fundstelle keine Aufgabe |
| L7 | Ausgabe ist eine Pendenzenliste oder ein Ticketentwurf, nie eine automatisch zugewiesene Aufgabe in einem Projekttool |
| L8 | Testfälle brauchen echte Protokolle mit den typischen Unschärfen: „man müsste mal”, „X schaut sich das an”, Aufgaben ohne Frist |
Aufwand
| Manuel | Eric | Zusammen | |
|---|---|---|---|
| Erstbau | 2–4 PT | 2–3 PT | 4–7 PT |
| Erstbau + Luft (25 %) | 5–9 PT | ||
| Wiederholung | 1.5–2 PT | 1.5–2 PT | 3–4 PT |
| Wiederholung + Luft (15 %) | 3.5–4.5 PT | ||
| Klasse | M (Erstbau) · S–M (Wdh.) |
Kein Preis in der Produktleiter. Bei gleicher Logik wie AnfrageFlow läge er bei CHF 4’900. Das ist aber nicht entschieden. offen → Angebote und Preise
Voraussetzungen zusätzlich zu AnfrageFlow
- 20–30 echte Protokolle oder Rapporte, ungeschönt
- Eine vereinbarte Liste der Personen, denen Aufgaben vorgeschlagen werden dürfen
- Eine Projektleitung, die die Freigabe tatsächlich macht. Sonst entsteht eine Liste, die niemand führt
Was ausdrücklich nicht enthalten ist
Zusätzlich zur Liste in AnfrageFlow:
- Automatische Zuweisung von Aufgaben an Personen
- Anbindung an ein Projekt- oder Ticketsystem mit Schreibrechten
- Terminüberwachung oder Eskalation
- Bewertung von Leistung oder Verzug einzelner Personen
Stop-Regeln zusätzlich
- Die ausgelesenen Aufgaben sollen ohne Freigabe direkt zugewiesen werden
- Der Prozess berührt Personalbeurteilung oder arbeitsrechtliche Fragen
- Es geht um Abnahmen oder Mängelrügen mit Fristwirkung
Quellen
Der Gesamtbericht Kap. 6.1, Muster 5 der Branchenübersicht.